İç mimarlık teklif örnekleri: kapsamı netleştiren teklif yazımı

Teklif aşamasındaki anlaşmazlıklar çoğu zaman rakamdan değil, belirsiz bir cümleden çıkar. Mobilya seçiminin dahil olduğunu yazan bir teklif, müşterinin gözünde birlikte mağaza gezmeyi, sizin gözünüzde ise bir liste hazırlamayı anlatabilir. İki taraf da haklıdır, çünkü cümle ikisine de izin verir.

Bu yazıda rakam vermeden bir iç mimarlık teklifinin bölümlerini ele alıyoruz: kapsam ve kapsam dışı işler, aşamalar ve çıktıları, revizyon hakkı, ek iş tanımı, müşteriden beklenenler, takvim varsayımları ve ödeme planı. Her bölüm için kendi teklifinize uyarlayabileceğiniz örnek ifadeler var. Sözleşmenin hukuki tarafı için ise bir hukukçuya danışmanızı öneririz.

Teklif neden ilk tasarım belgesidir?

Müşteri sizin çizimlerinizi görmeden önce teklifinizi okur. Projenin ne kadar süreceğini, hangi kararın kimde olduğunu ve işin nerede bittiğini ilk kez orada öğrenir. Bu yüzden teklif bir fiyat listesi değil, projenin yazılı bir taslağıdır.

Pinterest'e kaydet (yeni sekmede açılır)

Belirsiz yazılmış bir teklif, belirsiz bir proje başlatır. Uygulama sürecinde destek verileceğini söyleyen bir cümle, ayda iki şantiye ziyaretini de, her gün telefonla ulaşılabilir olmayı da anlatabilir. Müşteri hangisini anladıysa onu bekler. Teklifi yazarken her cümleye şu soruyu sorun: Bunu okuyan biri, benim kastetmediğim bir şeyi anlayabilir mi?

Açık yazılmış bir teklif sizi de korur. Proje ortasında müşteri bir işin dahil olup olmadığını sorduğunda tartışmaya girmezsiniz, birlikte belgeye bakarsınız. Bir iç mimarlık teklifinde genellikle şu bölümler yer alır:

• Proje tanımı: hangi alanlar, yaklaşık hangi büyüklükte, yeni yapı mı yenileme mi
• Kapsam ve kapsam dışı işler
• Aşamalar ve her aşamanın çıktısı
• Revizyon hakkı ve ek iş tanımı
• Müşteriden beklenenler ve takvim varsayımları
• Ücret modeli, ödeme planı ve teklifin geçerlilik süresi

Kapsamı ve kapsam dışını ayrı ayrı yazın

Kapsam bölümü, sizin ne yapacağınızı anlatır. En sık yapılan hata, iş adlarını açıklamadan sıralamaktır. Yalnızca mutfak tasarımı yazmak yetmez. Mutfak tasarımı yerleşim planını, dolap görünüş çizimlerini, tezgâh ve kapak malzemesi seçimini ve aydınlatma önerisini kapsayabilir. Ya da bunların yalnızca bir kısmını.

Belirsiz bir ifadeyi netleştirmenin yolu, işi çıktısıyla birlikte yazmaktır. Mobilya seçiminin dahil olduğunu tek satırla yazmak yerine işi parçalarına ayırın. Örneğin salon ve yatak odası için hareketli mobilya listesi hazırlanacağını, listede her parça için ölçü, malzeme ve renk tarifinin yer alacağını yazın. Ardından mağaza ziyaretlerine eşlik etmenin kapsama dahil olmadığını, istenirse ek iş olarak fiyatlanacağını ekleyin. Bu hâlini okuyan müşteri, ne alacağını da ne almayacağını da bilir.

Pinterest'e kaydet (yeni sekmede açılır)

Kapsam dışı bölümü en az kapsam kadar önemlidir. Müşteri, yazmadığınız her şeyi dahil sanabilir. Özellikle müşterinin mimarın zaten yaptığını düşündüğü ama sizin yapmadığınız işleri adıyla yazın. Statik, elektrik, tesisat ve ruhsat gibi konular lisanslı uzmanların sorumluluğundadır. Teklifte bunların sizin kapsamınızda olmadığını ve bu uzmanlarla nasıl bir araya gelineceğini açıkça belirtin.

Kapsam dışı listesinde şu başlıkları düşünebilirsiniz:

• Statik değerlendirme, elektrik ve mekanik tesisat projeleri, ruhsat işlemleri (lisanslı uzmanlarca yapılır)
• Satın alma, sipariş verme ve teslimat takibi
• Mağaza ve teşhir salonu ziyaretlerine eşlik
• Uygulamanın yürütülmesi ve usta ekiplerinin yönetimi
• Teklifte adı geçmeyen odalar, balkon, giriş holü ya da ortak alanlar
• Teklifte yazan sayının üzerindeki görseller
• Aksesuar, tekstil ve dekoratif obje seçimi (kapsama almıyorsanız)

Aşamaları çıktılarıyla birlikte tanımlayın

Aşama adları müşteriye çoğu zaman bir şey anlatmaz. Konsept tasarım sizin için belli bir iş paketidir, müşteri için soyut bir kelimedir. Her aşamanın yanına, o aşamanın sonunda müşterinin eline ne geçeceğini yazın. Çıktı, aşamanın bittiğini gösteren somut belgedir.

Konsept aşaması için şöyle bir tarif işinizi görür: aşamanın sonunda iki farklı yönü gösteren malzeme ve renk panosu, bir mobilya yerleşim planı ve seçilen yön için bir görsel sunulur, müşterinin yazılı onayıyla bir sonraki aşamaya geçilir. Bu tarif hem neyin teslim edileceğini hem de aşamanın nasıl kapandığını söyler.

Pinterest'e kaydet (yeni sekmede açılır)

Brifi de ayrı bir aşama olarak yazmayı düşünün. Pek çok stüdyo brifi teklifin dışında, adı konmamış bir ön görüşme gibi görür. Oysa müşterinin tarzını, alışkanlıklarını ve kesin istemediklerini bir belgeye dökmek, sonraki bütün aşamaların dayanağıdır. Brif aşamasının çıktısını da yazın: ihtiyaç listesi, stil özeti ve ilk toplantıda netleşen kararlar gibi. Brifi nasıl alacağınız için tasarım brifi alma rehberimize bakabilirsiniz.

Konut projelerinde sık kullanılan bir aşama sırası şöyledir:

1. Brif ve ihtiyaç analizi. Çıktı: yazılı brif belgesi ve rölöve (mevcut durumun ölçülü çizimi).
2. Konsept tasarım. Çıktı: malzeme ve renk panosu, yerleşim planı, sayısı belli görseller.
3. Uygulama projesi. Çıktı: ölçülü planlar, görünüşler, detay çizimleri ve malzeme listesi.
4. Uygulama desteği. Çıktı: sayısı belli şantiye ziyaretleri ve her ziyaretin yazılı notu.

Brif aşamasının çıktısını MoodBrief ile göstermek

Teklifte brif aşamasını yazarken en zor kısım, çıktının neye benzeyeceğini anlatmaktır. MoodBrief'te müşteri, stüdyonun gönderdiği bağlantıyı telefonunda açar, fotoğraflara ve çizimlere bakıp beğendiklerine dokunur. Bitirdiğinde stüdyoya bir stil raporu gelir. Raporda her stilin payı ve hangi seçimlerden geldiği, seçimlerdeki çelişkiler, müşterinin kesin istedikleri ve istemedikleri ile ilk toplantıda sorulacak sorular yer alır.

Bu raporu teklifte brif aşamasının çıktısına örnek olarak gösterebilirsiniz. Raporun bölümlerini stil raporunun içeriği sayfasında görebilirsiniz.

1. Brifi oluşturun: müşteriyi ve alanı seçin, soru setinin kısa, standart ya da detaylı uzunluğundan birini kullanın.
2. Teklif görüşmesinde PDF olarak indirilebilen örnek stil raporunu gösterin ve brif aşamasının çıktısını bu rapor üzerinden anlatın.
3. Müşteri adayı isterse /b/demo adresindeki herkese açık örnek formu açıp kendisine ne tür soruların gideceğini önceden görür. Bu formda seçimler kaydedilmez ve kişisel bir rapor çıkmaz.
4. Teklif onaylanınca bağlantıyı WhatsApp'tan ya da e-postayla gönderin. Müşteri uygulama indirmez, hesap açmaz.

Revizyon hakkını ve ek işi baştan tarif edin

Revizyon, teklifin en çok yanlış anlaşılan kelimesidir. Müşteri için revizyon, beğenmediği her şeyi değiştirebilmek anlamına gelebilir. Sizin için ise onaylanmış bir yön içinde yapılan düzeltmedir. Bu farkı teklifte açıkça yazın.

Revizyonu üç şeyle tanımlayın: sayı, kapsam ve zaman. Kaç tur hakkı var, hangi aşamada geçerli, bir tura neler girer. Örneğin konsept aşamasında iki tur revizyon hakkı olduğunu, bir turun müşterinin tek seferde toplu olarak ilettiği düzeltmeleri kapsadığını yazabilirsiniz. Onaylanmış yönün tamamen değiştirilmesinin revizyon değil, yeni konsept çalışması sayılacağını da ekleyin. Bu son madde, proje ortasında birden daha sıcak bir hava istediğini söyleyen müşteriyle konuşmanın zemini olur.

Pinterest'e kaydet (yeni sekmede açılır)

Ek iş tanımı da aynı netlikte olmalı. Ne olduğunu, nasıl fiyatlanacağını ve nasıl onaylanacağını yazın. Kapsam dışında kalan ya da revizyon hakkını aşan işlerin ek iş sayılacağını, ek iş başlamadan önce müşteriye yazılı bir ek teklif iletileceğini ve onay gelmeden işe başlanmayacağını belirtin. Bu kural iki tarafı da korur. Müşteri faturayla şaşırmaz, siz de istenmeyen bir iş yaptığınız suçlamasıyla karşılaşmazsınız.

Onay anını belgeye bağlamak revizyon tartışmasını büyük ölçüde azaltır. Moodboard ile net onay almak yazımızda konsept sunumunu ve onay adımını ayrıntılı anlattık.

Müşteriden beklenenleri ve takvim varsayımlarını yazın

Takvimler çoğu zaman stüdyonun değil, karar sürecinin yavaşlamasıyla kayar. Ölçü günü kapının açılmaması, onayın haftalarca beklemesi, eşlerden birinin son anda başka bir fikirle gelmesi gibi. Teklifte yalnızca sizin yapacaklarınızı değil, müşterinin yapacaklarını da yazın.

Pinterest'e kaydet (yeni sekmede açılır)

Takvimi kesin bir teslim tarihi olarak değil, bir varsayım olarak kurun. Takvimin, müşterinin her aşama sunumundan sonra belli bir süre içinde, örneğin beş iş günü içinde yazılı geri dönüş yapacağı varsayımıyla hazırlandığını yazın. Geri dönüşteki gecikmelerin teslim tarihini aynı süre kadar öteleyeceğini de ekleyin. Böylece takvim kaydığında kimin neyi beklediği bellidir.

Müşteriden beklenenler için kısa bir liste yeterlidir:

• Elindeki mevcut çizimlerin ve ölçülerin paylaşılması (varsa)
• Ölçü ve fotoğraf için alana erişim
• Her aşama sonunda belirlenen süre içinde yazılı geri dönüş
• Karar verecek kişilerin baştan belirlenmesi, çiftlerde iki kişinin de sunumlara katılması
• Apartman yönetimiyle yazışmaların ve bina içi izinlerin müşteri tarafından takip edilmesi
• Bütçe aralığının baştan paylaşılması

Ücret modelini ve ödeme planını sade anlatın

Müşteri ücret modelinizi sizin kadar iyi bilmez. Metrekare üzerinden, sabit ücret, saatlik ya da karma model. Hangisini seçerseniz seçin, teklifte tek bir cümleyle neyin karşılığında ödeme yapıldığını söyleyin. Modellerin farkları ve hangi projeye hangisinin uyduğu için iç mimarlık ücret modelleri yazımıza bakabilirsiniz.

Her model için sade bir açıklama işinizi kolaylaştırır. Sabit ücrette, ücretin yukarıda yazan kapsam ve revizyon hakları için geçerli olduğunu, kapsam değişirse yeniden konuşulacağını yazın. Metrekare modelinde, ücretin rölöve sonrası kesinleşen alan üzerinden hesaplanacağını ve hesaba hangi alanların girdiğini belirtin. Saatlik modelde, çalışılan saatlerin aylık bir dökümle paylaşılacağını söyleyin.

Ödeme planını aşamalara bağlayın. Her ödemenin hangi aşamanın başlangıcına ya da hangi çıktının teslimine denk geldiğini yazın. Ödeme gecikmesi, fesih ve hak sahipliği gibi konuların sözleşmeye nasıl yazılacağı için ise mutlaka bir hukukçuya danışın.

Müşterinin en sık yanlış anladığı yerler için şu açıklamaları teklife ekleyebilirsiniz:

• Ücretin yalnızca tasarım hizmetini kapsadığı, malzeme, mobilya ve uygulama bedellerinin ayrıca ödendiği
• Ücrete dahil alanların tek tek adı, örneğin salon, mutfak, iki yatak odası ve banyo, ayrıca dahil olmayan balkon ve giriş holü
• İlk ödemenin hangi aşamanın başında yapılacağı, örneğin brif ve rölöve aşamasının başlangıcı
• Teklifin düzenlenme tarihinden itibaren ne kadar süre geçerli olduğu

Teklifi müşteriyle birlikte okuyun

E-postayla gönderilen bir teklif çoğu zaman son sayfasından okunur. Müşteri rakamı görür, kapsamı atlar. Teklifi kısa bir görüşmede, ekranda ya da masada birlikte okumak bu sorunu baştan çözer.

Her satırı tek tek okumanız gerekmez. Ama kapsam dışı listesini, revizyon tanımını ve müşteriden beklenenleri mutlaka birlikte geçin. Proje ortasındaki tartışmalar en çok bu üç bölümden çıkar. Her bölümden sonra müşteriye farklı anladığı bir yer olup olmadığını sorun.

Pinterest'e kaydet (yeni sekmede açılır)

Görüşmede ortaya çıkan her değişikliği teklife işleyin ve güncel hâlini tarih ve sürüm bilgisiyle yeniden gönderin. Bu görüşmeyi ilk toplantıyla birleştiriyorsanız ilk müşteri görüşmesi soruları yazımız size bir akış verir.

Göndermeden önce şu kontrol listesinden geçin:

• Kapsamdaki her iş, çıktısıyla birlikte tarif edildi mi?
• Kapsam dışı işler adıyla yazıldı mı?
• Revizyon sayısı, bir turun tanımı ve yeni konseptle farkı açık mı?
• Ek işin nasıl onaylanacağı yazıldı mı?
• Takvim, müşterinin geri dönüş süresine bağlandı mı?
• Ödeme planı aşamalara bağlandı mı, teklifin geçerlilik süresi var mı?
• Teknik ve yasal işlerde lisanslı uzmanların rolü belirtildi mi?

Sık sorulan sorular

Teklif ile sözleşme aynı belge mi olmalı?

Pek çok stüdyo teklifi sözleşmenin eki olarak kullanır. Teklif kapsamı ve süreci anlatır, sözleşme hakları ve yükümlülükleri bağlar. İkisinin nasıl birlikte kurulacağını bir hukukçuyla konuşun.

Hazır bir iç mimarlık teklif formu kullanmak yeterli mi?

Şablon iyi bir başlangıçtır ama her projenin kapsam dışı listesi ve takvim varsayımları farklıdır. Şablonu kullanın, bu iki bölümü her proje için yeniden yazın.

Müşteri ücreti düşürmek isterse ne yapmalıyım?

Ücreti olduğu gibi indirmek yerine kapsamdan neyin çıkacağını birlikte konuşun. Görsel sayısı, şantiye ziyareti ya da aksesuar seçimi gibi kalemler azaltılabilir. Değişikliği teklife yazılı olarak işleyin.

Kaç tur revizyon hakkı yazmalıyım?

Herkes için geçerli bir sayı yoktur. Projenin büyüklüğüne ve çalışma biçiminize göre karar verin. Asıl önemli olan, sayının yanında bir turun neyi kapsadığını yazmaktır.

Teklifi hangi biçimde göndermeliyim?

Düzenlenemeyen bir dosya olarak, üzerinde tarih ve sürüm bilgisiyle gönderin. Değişiklik olduğunda yeni sürüm numarası verin ki iki taraf da aynı belgeye baksın.

Elinizdeki son teklifi açın ve yalnızca kapsam dışı bölümünü okuyun. Müşterinin dahil sanabileceği ama orada yazmayan bir iş varsa, şablonunuza bugün ekleyin.

Bir sonraki teklifte önce aşamaları ve çıktılarını yazın, ücreti en sona bırakın. Kapsam netleşince ücreti anlatmak da kolaylaşır.